MijnOverheid: onze koppeling met de burger
Binnen MijnOverheid bestaat de Berichtenbox. Dit is de formele digitale brievenbus waarin burgers hun digitale post vanuit de overheid vinden. Het biedt een veilige, snelle manier om te communiceren. Postex, dat een platform biedt voor organisaties die geautomatiseerd willen communiceren, voegt daar nog iets moois aan toe: een koppeling met xxllnc-applicaties.
Voor het versturen van een document kun je als ambtenaar gebruik maken van de fysieke of de digitale brievenbus. In het zaaksysteem of bij MijnOverheid staat wat het voorkeurskanaal is van de betreffende inwoner. Met de Postex -koppeling hoeft de ambtenaar alleen maar in het zaaksysteem aan te geven dat hij het document wil versturen, meer niet. “Hij of zij stuurt het met een druk op de knop naar Postex en dan is zijn taak afgerond,” zegt Michiel Bosch, Sales Manager Overheid bij Postex. Vervolgens neemt het Postex-platform de document verzending geheel over. Het platform checkt het voorkeurskanaal en zorgt voor de aflevering van het document.
MijnOverheid koppelen met applicaties
Michiel legt uit hoe dat werkt. “Op MijnOverheid kijken we of het document in de digitale Berichtenbox afgeleverd mag worden. Zo ja, dan doen we dat. En zo nee, dan gaat hij naar het tweede kanaal, meestal de fysieke post. We printen het document, stoppen het in een envelop en versturen het via PostNL naar de inwoner. Het wordt dus automatisch gesplitst.”
Dit alles is mogelijk dankzij een koppeling tussen aan de ene kant Postex en aan de andere kant onze producten xxllnc Zaken en xxllnc Waarderen.
Alles inzichtelijk in één omgeving
Het is nu een verplichting dat elke overheidsorganisatie de mogelijkheid biedt om digitaal af te leveren, zoals de Berichtenbox van MijnOverheid. De meerwaarde van Postex is de koppeling naar de diverse taakspecifieke applicaties, wat heel efficiënt werkt. Maar naast de automatische verwerking van verzending via het juiste aflever-kanaal, zijn er ook diverse andere voordelen, vertelt Michiel.
“Wat ook ontzettend belangrijk is, is dat wij aan xxllnc Zaken verzendinformatie terugleveren. Het gaat dan om inzicht in de statusinformatie, bijvoorbeeld op welk kanaal het document is afgeleverd. En als dat op het digitale kanaal is, zie je ook op welk tijdstip, of het bericht gelezen is en of een betaling is gedaan of fysieke post retour gekomen is. Al deze informatie koppelen we via API-integratie terug naar het zaaksysteem, zodat je als ambtenaar in één omgeving alles inzichtelijk hebt. Zo verrijken we met het Postex-platform de diverse applicaties van xxllnc.”
Betere communicatie van begin tot eind
Stel een inwoner belt de gemeente. Dan kan de klantenservice direct in het systeem zien wanneer en op welk kanaal is gecommuniceerd. Zo is alles vanuit het zaaksysteem aan te sturen. “En uiteindelijk helpt dat de inwoner. Die krijgt altijd zijn overheidsberichten via zijn of haar eigen voorkeurskanaal. En vanuit het systeem kan de gemeente geautomatiseerd een reminder sturen of een notificatie sturen in de trant van ‘Beste inwoner, er staat een nog niet geopend bericht voor u klaar.”
Een heel belangrijk voordeel dat Michiel benoemt: “Je legt de juridische bewijslast vast van elke aflevering, zowel digitaal als fysiek en Postex klanten kunnen aantonen dat het verzendproces correct verlopen is.” Dat is een belangrijk onderdeel van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Bovendien worden bij elke verzending gegevens gevalideerd en geactualiseerd. In het zaaksysteem is dus sprake van permanente dataverrijking. Kortom, met de koppeling tussen Postex en xxllnc verbetert het hele communicatieproces, van begin tot eind.
De samenwerking met xxllnc is volgens Michiel heel geslaagd. “We hebben een heel goede samenwerking met xxllnc. En de diverse gemeentes die er al gebruik van maken, zijn zeer tevreden!”
