Ben je klaar voor de Wet open overheid?
De deadline nadert: vanaf 1 november 2024 moeten gemeenten en andere overheidsorganisaties de eerste vijf informatiecategorieën uit de Wet open overheid (Woo) actief openbaarmaken. Laten we beginnen met het slechte nieuws: als informatiespecialist moet je rekening houden met een hogere werkdruk. Het goede nieuws: we hebben software en expertise beschikbaar om je te ondersteunen.
De Wet open overheid in het kort
Op 1 mei 2022 ging de Wet open overheid (Woo) in. Het doel is om de overheid transparanter te laten functioneren. De nieuwe wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), een eerdere wet die de openbaarmaking van overheidsstukken regelde.
Het grote verschil tussen de twee wetten? In de nieuwe situatie moet er steeds meer uit eigen beweging openbaar worden gemaakt (dat noemen we ‘actieve openbaarmaking’). Wel is er nog altijd een mogelijkheid tot het ouderwetse ‘wobben’; dit noemen we de ‘passieve openbaarmaking’, namelijk op verzoek.
Onder meer de Rijksoverheid, provincies, gemeenten en waterschappen moeten deze documenten openbaar maken via de Woo-index , de centrale plek waar informatie van alle bestuursorganen vindbaar en doorzoekbaar is. Overigens hoeven overheidsorganisaties de stukken niet naar de index te uploaden. Ze publiceren de documenten op hun eigen website of platform en publiceren in de Woo-index de bijbehorende URL’s, zodat de documenten voor iedereen zijn terug te vinden.
Deze informatie moet je per 1 november openbaarmaken
De Woo verdeelt overheidsdocumenten in zeventien informatiecategorieën. Op de lange termijn zullen die allemaal openbaar gemaakt moeten worden. Om de uitvoering van de wet echter behapbaar te maken, wordt de verplichting voor openbaarmaking geleidelijk ingevoerd. Vanaf 1 november geldt de verplichting om de eerste vijf informatiecategorieën openbaar te maken, namelijk:
- Wetten en algemeen verbindende voorschriften
- Overige besluiten van algemene strekking
- Organisatie en werkwijze
- Bereikbaarheidsgegevens
- Vergaderstukken parlement
De laatste categorie is uiteraard heel specifiek; lezers die niet bij de Eerste of Tweede Kamer werken, kunnen die even vergeten. Maar de eerste vier categorieën samen kunnen al behoorlijk op informatiespecialisten of Woo-coördinatoren gaan drukken.
Woo-verzoek verplicht binnen 42 dagen afhandelen
Terwijl de verplichting voor actief openbaarmaken nog niet eens is ingegaan, zien we dat alleen al de informatieverzoeken vanuit het publiek moeilijk zijn te bolwerken. Zo blijkt uit recent onderzoek dat ministeries steeds langer doen over de behandeling van een Woo-verzoek: slechts in 17 procent van de gevallen wordt een besluit tijdig genomen. De Woo schrijft voor dat iemand die een informatieverzoek doet, binnen 42 dagen een besluit moet ontvangen. In 2023 duurde dat gemiddeld maar liefst 172 dagen.
Waardoor de snelheid van het proces tegenvalt? Een van de oorzaken is het feit dat er in de Woo meer dan 20 uitzonderingsgronden staan. Die uitzonderingsgronden bepalen dat er in die specifieke gevallen niet moet worden gepubliceerd. Het gaat dan om persoonsgegevens en andere vertrouwelijke gegevens in de documenten.
Overheidsdocumenten anonimiseren voor de Woo blijft een uitdaging
Veel overheidsdocumenten bevatten persoonsgegevens. De AVG schrijft voor dat deze in de meeste gevallen niet mogen worden gepubliceerd. Zowel de burgers die in de stukken worden genoemd als ambtenaren die geen publieke functie vervullen, hebben recht op anonimiteit.
Deze anonimiseringsslag is een enorme kluif voor informatieprofessionals. Hele bergen documenten nazoeken op persoonsgegevens en vervolgens anonimiseren kan een tijdrovende en kostbare zaak zijn. Tel daarbij op dat veel overheidsorganisaties nog niet beschikken over deugdelijke software om persoonsgegevens mee te zoeken en ze vervolgens efficiënt (en definitief) te anonimiseren, en ineens begrijp je waarom het vaak zoveel langer duurt.
Dankzij deze software én expertise ben jij straks klaar voor de Woo
Wil je weten of je klaar bent voor de Woo? Om daarop een antwoord te formuleren moet je bedenken dat je enerzijds inhoudelijke expertise in huis moet hebben of halen; anderzijds heb je een softwarematige oplossing nodig die jou helpt grote batches documenten te anonimiseren en te publiceren.
xxllnc Publiceren biedt een alles-in-één oplossing voor het veilig, efficiënt en transparant publiceren van (geanonimiseerde) documenten en dossiers naar landelijke platformen zoals de Woo-index. Enkele features:
- Met behulp van onze intelligente anonimiseringssoftware kun je persoonsgegevens zelf op efficiënte wijze ‘weglakken’. De documenten zijn hierna gegarandeerd geanonimiseerd, waardoor je geen risico loopt op datalekken en eventuele boetes.
- Komen documenten al voor in het dossier of zijn deze al eerder gepubliceerd? xxllnc Publiceren is in staat om te ontdubbelen én te verwijzen naar de eerder gepubliceerde stukken.
- Je maakt zelf uit in welke categorieën je organisatie gaat publiceren en wanneer je grotere ambities naar meer categorieën gaat verwezenlijken.
De Woo gemakkelijk implementeren via ‘Anonimiseren as a Service’
Naast onze softwareoplossing hebben we ook de nodige expertise in huis om je organisatie te kunnen ondersteunen bij de implementatie van de Woo. Zo kunnen we adviseren over lastige vraagstukken, zoals: Is hoofdagent Arie nu wel of niet een publieke figuur? En moeten we dit document vrijgeven of bevat het een persoonlijke beleidsopvatting?
Tot slot: is het anonimiseren van een grote hoeveelheid documenten een te grote belasting voor je organisatie, dan kun je deze klus ook uitbesteden aan xxllnc. Anonimiseren as a Service noemen we dat.
Als xxllnc zijn we enthousiast over alle stappen om de overheid opener en transparanter te maken. En uiteraard vinden we het heel fijn als je van onze diensten gebruikmaakt. Daar zijn we heel open en transparant over.
